Datenschutzerklärung - Schutz Ihrer persönlichen Daten

Einleitung und Überblick

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie ausführlich über die Art, den Umfang und den Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten auf unserer Website und in unseren Dienstleistungen.

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG). Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie über unsere Datenverarbeitungspraktiken informieren und Ihnen die Ausübung Ihrer Rechte ermöglichen.

Diese Erklärung gilt für alle unsere Online-Auftritte, Dienstleistungen und Kommunikationswege. Bei Fragen zum Datenschutz stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.

Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im Rahmen unserer Dienstleistungen ist:

Notariat Helvetica

Rechtsform: Kollektivgesellschaft

Geschäftsführung: Dr. iur. Kasimir Brunner

Gründungsjahr: 2009

Schweizer Rechtssystem: Voll lizenziert

Aufsichtsbehörde: Notarkammer Schweiz

Berufshaftpflicht: Vollständig abgedeckt

Datenschutzbeauftragte Person

Für alle Fragen zum Datenschutz steht Ihnen unsere speziell geschulte Datenschutzbeauftragte zur Verfügung:

lic. iur. Leandra Thalmann

Partnerin & Datenschutzbeauftragte

Erhobene Datenarten

Kontakt- und Identifikationsdaten

Diese Daten erheben wir, wenn Sie mit uns in Kontakt treten oder unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen.

Erhobene Daten:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Postanschrift
• Geburtsdatum (bei Mandatserteilung)
• Berufliche Angaben
• Staatsangehörigkeit (bei Bedarf)
• Identifikationsnummer (bei Bedarf)

Erforderlich Zur Erbringung unserer Dienstleistungen notwendig

Technische und Nutzungsdaten

Diese Daten werden automatisch erhoben, wenn Sie unsere Website besuchen und nutzen.

Automatisch erhobene Daten:

• IP-Adresse (anonymisiert)
• Browser-Typ und -Version
• Betriebssystem
• Bildschirmauflösung
• Zeitstempel des Zugriffs
• Besuchte Seiten und Verweildauer
• Referrer-URL (Herkunftsseite)
• Download-Aktivitäten

Automatisch Für Website-Funktionalität und Sicherheit

Mandats- und Vertragsdaten

Diese Daten erfassen wir im Rahmen der Erbringung unserer rechtlichen Dienstleistungen.

Mandatsbezogene Daten:

• Art der gewünschten Dienstleistung
• Vertragsdokumente und Unterlagen
• Finanzielle Angaben (bei Bedarf)
• Immobiliendaten (bei Grundstücksgeschäften)
• Gesellschaftsangaben (bei Gründungen)
• Arbeitsrechtliche Dokumente
• Steuerliche Informationen
• Korrespondenzverlauf

Mandatsbezogen Nur bei Beauftragung unserer Dienste

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen gemäß DSGVO und Schweizer Datenschutzrecht:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO - Vertragserfüllung

Die Verarbeitung ist zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.

Anwendungsbereich: Mandatserteilung, Beratungsleistungen, Vertragsabwicklung

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO - Einwilligung

Sie haben Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben.

Anwendungsbereich: Newsletter, Marketing-Cookies, freiwillige Angaben

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO - Berechtigte Interessen

Die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter erforderlich, sofern nicht Ihre Interessen überwiegen.

Anwendungsbereich: Website-Analyse, Sicherheitsmaßnahmen, technische Administration

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO - Rechtliche Verpflichtung

Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der wir als Verantwortliche unterliegen.

Anwendungsbereich: Aufbewahrungspflichten, Meldepflichten, Steuerrecht

Datenweitergabe und Empfänger

Ihre Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmen gelten nur in folgenden, genau definierten Fällen:

Gesetzliche Verpflichtungen

Weitergabe an Behörden und Gerichte nur bei gesetzlicher Verpflichtung oder behördlicher Anordnung.

Empfänger: Staatsanwaltschaft, Gerichte, Steuerbehörden (nur bei Anordnung)

Mandatsbedingte Weitergabe

Übermittlung an Grundbuchämter, Handelsregister und andere Behörden zur Erfüllung des Mandats.

Empfänger: Grundbuchämter, Handelsregister, Notariate (mandatsbezogen)

Auftragsverarbeiter

Sorgfältig ausgewählte und vertraglich gebundene Dienstleister zur technischen Unterstützung unserer Arbeit.

Kategorien: IT-Service, Hosting-Provider, Backup-Services

Partnernetzwerk

Weitergabe an spezialisierte Kollegen nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung und zur optimalen Mandatsbearbeitung.

Partner: Fachanwälte, Steuerberater, Gutachter (nur mit Einwilligung)

Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorschreiben:

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Notarielle Urkunden

Aufbewahrung gemäß Notariatsordnung

100 Jahre

Steuerrelevante Dokumente

Gemäß Steuergesetzgebung

10 Jahre

Handelsrechtliche Dokumente

Nach Obligationenrecht

10 Jahre

Arbeitsrechtliche Unterlagen

Gemäß Arbeitsrecht

5 Jahre

Zweckbezogene Speicherdauer

Website-Kontaktanfragen

Ohne Mandatserteilung

2 Jahre

Technische Log-Daten

Website-Nutzung und Sicherheit

6 Monate

Backup-Daten

Sicherheitskopien und Wiederherstellung

3 Jahre

Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte, die Sie jederzeit und kostenfrei bei uns geltend machen können:

Recht auf Auskunft

Sie haben das Recht, Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten und deren Verarbeitung zu erhalten.

Art. 15 DSGVO - Kostenlose Auskunft innerhalb von 30 Tagen

Recht auf Berichtigung

Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.

Art. 16 DSGVO - Unverzügliche Korrektur bei Bedarf

Recht auf Löschung

Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, wenn die Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO erfüllt sind.

Art. 17 DSGVO - "Recht auf Vergessenwerden"

Recht auf Einschränkung

Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten in bestimmten Fällen verlangen.

Art. 18 DSGVO - Beschränkung der Datenverarbeitung

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen Format zu erhalten oder übertragen zu lassen.

Art. 20 DSGVO - Portabilität Ihrer Daten

Widerspruchsrecht

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen.

Art. 21 DSGVO - Widerspruch bei berechtigten Interessen

Wichtiger Hinweis zu Aufbewahrungsfristen

Bitte beachten Sie, dass aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für notarielle und steuerrechtliche Dokumente eine sofortige Löschung nicht immer möglich ist. Wir informieren Sie transparent über die anwendbaren Fristen und setzen Ihre Rechte im gesetzlich zulässigen Rahmen um.

Datensicherheit und Schutzmaßnahmen

Wir setzen umfassende technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Zerstörung oder Manipulation zu schützen:

Technische Schutzmaßnahmen

SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
Moderne Firewall-Systeme und Intrusion Detection
Regelmäßige automatisierte Sicherheits-Backups
Mehrstufige Authentifizierung für Systemzugriffe
Verschlüsselte Datenspeicherung auf Servern

Organisatorische Maßnahmen

Strenge Zugangskontrollen und Berechtigungskonzepte
Regelmäßige Schulungen aller Mitarbeiter
Vertraulichkeitsverpflichtungen für alle Beteiligten
Physische Sicherung der Büroräume und Server
Dokumentierte Prozesse und Notfallpläne

Hosting und Serverstandort

Unsere Website wird auf Servern in der Schweiz gehostet. Alle Daten verbleiben innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums und unterliegen damit den strengen europäischen Datenschutzbestimmungen. Regelmäßige Sicherheitsaudits gewährleisten den kontinuierlichen Schutz Ihrer Daten.

Kontakt und Beschwerden

Datenschutz-Kontakt

Für alle Fragen zum Datenschutz, zur Ausübung Ihrer Rechte oder bei Beschwerden steht Ihnen unsere Datenschutzbeauftragte zur Verfügung:

lic. iur. Leandra Thalmann

Datenschutzbeauftragte

Bereich: Datenschutz & Compliance

Spezialisierung: DSGVO, Schweizer DSG

Reaktionszeit: Innerhalb von 48 Stunden

Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren:

Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB)

Zuständigkeit: Schweizer Datenschutzrecht

Website: www.edoeb.admin.ch

Beschwerden: Online oder schriftlich möglich

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren, um rechtlichen Anforderungen zu entsprechen oder Änderungen in unseren Dienstleistungen zu berücksichtigen.

Benachrichtigung bei Änderungen

Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail oder durch einen deutlichen Hinweis auf unserer Website. Kleinere Anpassungen werden durch die Aktualisierung des Datums am Ende dieser Erklärung kenntlich gemacht.

Regelmäßige Überprüfung

Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu lesen, um über eventuelle Änderungen informiert zu bleiben. Die aktuelle Version ist stets auf unserer Website verfügbar.